Communicatie begint bij een volledige inventarisatie
- De zorgsector is in normale omstandigheden al een complex geheel. De coronacrisis weet het geheel extra complex te maken.
- Het driestappenplan geeft overzicht van wat en aan wie je wilt communiceren: 1. inventariseer de maatregelen, 2. inventariseer betrokken doelgroepen, 3. welke maatregelen communicatie/voorlichting behoeven
- Leg verbindingen tussen de onderdelen en breng prioritering aan.
In de zorgsector werken vele instanties samen om cliënten van de juiste zorg te voorzien. Waar dit onder normale omstandigheden al een complex geheel van verschillende betrokkenen is, weet een crisis het systeem extra complex te maken. Goede communicatie en voorlichting zijn van essentieel belang om – zeker in tijden van crisis – de zorg te ondersteunen. Maar hoe pak je het aan?
De huidige situatie – als gevolg van de coronacrisis – is een moeilijke periode voor veel ouderen. Ze kunnen geen bezoek ontvangen. Afstand houden is de regel. Veel activiteiten liggen stil. Er is aangepaste zorg, andere zorg. Het is ook een moeilijke periode voor de familie van de oudere, ze weten niet wat ze wel en niet kunnen doen voor hun dierbare in het verzorgingstehuis. En het verzorgende personeel heeft het druk. Zij volgen de nieuwe regels van de overheid én willen tegelijkertijd goed zorgen voor hun cliënten.
De situatie is tijdelijk veranderd en dat vraagt om aanpassingsvermogen van veel betrokkenen. Hoe kun je hier effectief over communiceren? Wij geloven dat een driestappenplan hierbij kan helpen: een handleiding om volledig, duidelijk en doelgericht te communiceren naar alle betrokken partijen. Een belangrijke eerste stap betreft de inventarisatie van de benodigde maatregelen en de betrokken doelgroepen.
Inventariseer in stappen:
De drie stappen helpen je een compleet overzicht te krijgen van wat en aan wie je wilt communiceren.
1. Maatregelen inventariseren.
Welke maatregelen zijn er? Voor wie zijn deze maatregelen bestemd? Hoelang zijn de maatregelen van kracht? Op welke manieren kan de maatregel opgevolgd worden? Welke emoties komen hierbij kijken? Welke situaties veranderen er door de maatregel?
2. Betrokken doelgroepen inventariseren.
Welke groepen ervaren de gevolgen van de maatregelen? Maak een opsomming van alle betrokken doelgroepen. Van cliënten zelf tot familieleden, mantelzorgers, interne afdelingen en externe betrokken organisaties.
3. Breng in kaart welke maatregelen communicatie / voorlichting behoeven.
Bepaal welke gedragsveranderingen nodig zijn en welke consequenties gecommuniceerd mogen worden. Je krijgt een opsomming aan communicatieboodschappen.
Stel een matrix op met de verzamelde gegevens
Leg verbindingen tussen de drie onderdelen. Het wordt duidelijk wat de organisatie kan gaan communiceren. Hierin kan je ook een prioritering aanbrengen: wat is noodzaak en wat is een ‘wanna-have’? Vervolgens ga je aan de slag met de organisatie en uitvoering van de benodigde boodschappen.
Vragen over dit artikel?
Kevin Jansen
Business Development Manager
Verder lezen
